Recepción Electrónica#
Proceso de Recepción de Facturación Electrónica#
SaphetyDoc es bidireccional/simétrico, por tanto, permite automatizar el proceso de recepción de facturas de proveedores que implementen también facturación electrónica.
Para el servicio de recepción SOVOS Saphety pone a su disposición dos posibilidades de esta funcionalidad, la primera es utilizar nuestro módulo de recepción para Facturación Electrónica o integrarse directamente por API Rest a nuestros servicios mediante su ERP o desarrollo propio.
Archivos del Proceso de Recepción#
En el proceso de recepción existen 3 tipos de archivos:
AttachedDocument: Este archivo es el embebido del XML - UBL más el ApplicationResponse retornado por la DIAN.
PDF: Es la Representación Gráfica del documento electrónico para un mejor entendimiento.
ZIP: Es un archivo comprimido que contiene tanto el AttachedDocument como el PDF de la representación gráfica.
Envío de Notificación al Adquiriente#
Este proceso de recepción comienza con la notificación del emisor vía correo electrónico al adquiriente, esta notificación debe contener el archivo ZIP con sus documentos requeridos y deben estar estructurados de acuerdo con lo exigido por la DIAN en su anexo técnico.
Regla de Reenvío#
Una vez recibida la notificación, el adquiriente deberá realizar una regla de reenvío en su servidor de correo destinado a recepción de proveedores, para que se envíen todos los correos a un buzón de correo personalizado habilitado por nosotros.
Procesar Documentos#
Cuando lleguen los correos a nuestro buzón se empezará el procesamiento de cada correo para determinar si corresponde a una factura o si es correo basura y se realiza un filtro para que solo sean procesados los correos correspondientes a una notificación de facturación electrónica.
Una vez procesados los archivos que corresponden a una factura, se continua con el análisis de la estructura del archivo AttachedDocument que este comprimido dentro del ZIP. En este archivo se valida que toda la estructura esté de acuerdo con lo establecido por la DIAN, si al ser validado por nuestro sistema su estado es satisfactorio se procede a dejar el documento registrado.
Important
El único archivo que se revisa es el AttachedDocument ya que es obligatorio según la DIAN, por ende no se realiza ninguna validación sobre el archivo PDF que corresponde a la Representación Gráfica del documento.
Acuse de Eventos en Recepción#
Terminado el proceso de registro de documentos recibidos satisfactoriamente, el adquiriente podrá realizar el acuse de recibo, acuse del bien o servicio y la aceptación o reclamo del mismo.
