Recepción de Facturación Electrónica#
Proceso de Recepción de Facturación Electrónica#
La solución SaphetyDoc opera de forma bidireccional o simétrica, lo que permite automatizar tanto la emisión como la recepción de facturas electrónicas. Esto facilita la gestión integral del ciclo de vida de los documentos electrónicos entre emisores y adquirientes, siempre que ambas partes implementen facturación electrónica.
Opciones para la Recepción de Documentos#
SOVOS-Saphety ofrece dos modalidades para la recepción de facturas electrónicas:
1. Uso del Módulo de Recepción Web Interfaz web lista para el uso, que permite gestionar la recepción de documentos de manera manual o semiautomática.
2. Integración vía API REST Permite integrar el proceso de recepción directamente con el ERP o sistema propio del adquiriente, automatizando completamente la gestión de facturas recibidas.
Archivos Involucrados en el Proceso de Recepción#
Durante el proceso de recepción, se manejan los siguientes tipos de archivos:
AttachedDocument: Documento XML que contiene el XML - UBL original más el ApplicationResponse emitido por la DIAN. Este archivo es obligatorio según la regulación.
PDF: Representación gráfica del documento electrónico. Su propósito es facilitar la lectura humana del contenido.
ZIP: Archivo comprimido que contiene tanto el AttachedDocument como el PDF. Es el formato exigido para la notificación al adquiriente.
Envío de la Notificación al Adquiriente#
El proceso inicia cuando el emisor notifica al adquiriente vía correo electrónico, enviando el archivo .ZIP que contiene los documentos anteriormente mencionados. Este envío debe cumplir con los lineamientos definidos en el anexo técnico de la DIAN.
Regla de Reenvío en el Servidor de Correo#
Para automatizar el procesamiento de facturas recibidas, el adquiriente debe configurar una regla de reenvío en su servidor de correo. Esta regla debe redirigir todos los correos de recepción de proveedores a un buzón de correo personalizado habilitado por SOVOS-Saphety para este propósito.
Procesamiento de Documentos#
Una vez los correos electrónicos llegan al buzón habilitado, se realiza el siguiente flujo:
1. Filtrado inicial: Se identifican los correos válidos relacionados con notificaciones de facturación electrónica, descartando posibles correos no relevantes (spam o no estructurados).
2. Extracción y validación: Se extrae el archivo .ZIP y se valida la estructura del archivo AttachedDocument conforme a los requerimientos técnicos de la DIAN.
3. Registro del documento: Si la validación es exitosa, el documento se registra en el sistema y queda disponible para su gestión.
Important
El único archivo que se valida estructuralmente es el AttachedDocument, ya que es el documento exigido por la DIAN.
El archivo PDF de representación gráfica se considera informativo y no está sujeto a validación técnica.
Acuse de Eventos en Recepción#
Una vez finalizado el registro del documento recibido, el adquiriente podrá realizar los siguientes eventos electrónicos en cumplimiento con la normativa de facturación electrónica:
Acuse de recibo del documento
Acuse de recibo del bien o prestación del servicio
Aceptación expresa o tácita del documento
Rechazo del documento
Estos eventos pueden ser gestionados desde el módulo de recepción de SaphetyDoc o mediante integración por API, según el modelo implementado.
